ИИ-агент в компании - это не чат, который отвечает на вопросы, а система, которая делает конкретную работу отдела: читает входящие документы, сверяет их с учётной системой, готовит черновик и спрашивает человека там, где не уверена. Ниже - семь таких задач, по одной на отдел, и то, что обычно остаётся за кадром презентаций: где агент обязан остановиться, какие задачи делят одно ядро и с какой начинать.
Разбор написан по набору из семи сценариев, который прислала на оценку компания - поставщик оборудования с собственным складом. Набор показателен: в нём по одной задаче на отдел, и каждая устроена по-своему. Мы проектируем такие системы, поэтому смотрим на каждую задачу глазами того, кто считает её состав, срок и цену.
Чем агент отличается от чат-бота
Чат-бот отвечает. Агент делает: получает документ, достаёт из него данные, ищет соответствие в справочниках компании, сравнивает с тем, что должно быть, и выносит человеку готовое решение или вопрос. Разница не в модели, а в устройстве вокруг неё: у агента есть доступ к данным компании, правила, что он делает сам, и граница, за которой решает человек. Почему универсальный помощник на общих знаниях такой работы не делает, мы разбирали отдельно.
У любого агента из семи ниже действия делятся на три группы. Сам: разобрать документ, найти соответствие, сверить, посчитать, собрать черновик. С подтверждением: всё, где данные расходятся или уверенность низкая. Только человек: деньги, обязательства, юридически значимые действия. Система, в которой этой границы нет, один раз ошибается заметно, и доверие к ней заканчивается.
Семь задач по отделам
| Отдел | Задача | Что делает агент | Что остаётся человеку |
|---|---|---|---|
| Проектные продажи | Спецификация и расчёт по запросу заказчика | Разбирает письмо и ТЗ, сопоставляет позиции с номенклатурой, проверяет склад, запрашивает цены, считает себестоимость и маржу | Цена продажи, скидка, выбор поставщика вне списка, отправка предложения |
| Юристы | Проверка договора контрагента | Сравнивает с корпоративным шаблоном по смыслу условий, сверяет реквизиты, ставит уровень риска, ведёт реестр и сроки | Согласование, юридическая позиция, ответ на претензию |
| Бухгалтерия | Первичные документы и банк | Распознаёт счёт или накладную, сверяет поставщика, товар, количество, цену и налог с заказом, сопоставляет платежи | Решение по каждому расхождению, новый контрагент, спорная номенклатура |
| Кадры | Регламенты и кадровые документы | Отвечает сотрудникам по внутренним документам со ссылкой на пункт, заполняет шаблоны, готовит черновики договоров | Нормы права, табель и переработки, решения по людям |
| Закупки | Заявки, остатки и предложения поставщиков | Принимает заявки свободным текстом, считает точку заказа, запрашивает и сравнивает предложения, контролирует поставку | Согласование закупки, приёмка товара |
| Канцелярия | Входящая корреспонденция и автопарк | Распознаёт и регистрирует документы, ловит дубли, маршрутизирует по отделам, напоминает о сроках, считает расход топлива | Исполнение по документу, покупка билетов и бронирование |
| Маркетинг | Тексты и контент-план по правилам компании | Готовит материалы в принятом стиле, собирает контент-план, черновики кейсов из данных о проектах, проверяет тексты | Смысл, позиционирование, публикация |
1. Проектные продажи: письмо заказчика в спецификацию
Заказчик присылает перечень оборудования и срок. Дальше менеджер день-два собирает спецификацию, сверяет остатки с резервами, рассылает запросы поставщикам, сравнивает цены и считает маржу. Агент забирает переносы и сверки, а решения о деньгах оставляет менеджеру. Главные узкие места - справочник без характеристик, остаток без резервов и поставщики, которые отвечают только по телефону. Подробный разбор задачи.
2. Юристы: договор контрагента против шаблона компании
Контрагент присылает свою редакцию договора, где переставлены пункты и изменены два условия. Сравнение по буквам даёт двести различий, из которых настоящих три. Агент сравнивает по смыслу условий: что удалено, что добавлено, что изменено, сверяет реквизиты и ставит предварительный уровень риска. Решение о подписи остаётся за юристом. Первое, что выясняется на проекте: утверждённого шаблона часто нет, есть пять редакций у разных сотрудников. Подробный разбор задачи.
3. Бухгалтерия: первичка и сверка с заказом
Распознать счёт умеют многие, в том числе штатные сервисы учётных систем. Ценность в следующем шаге: совпадает ли присланное с тем, что компания заказывала, - тот ли поставщик, тот ли товар, то ли количество, та ли цена и ставка налога. Расхождение уходит вопросом ответственному, ответ фиксируется в истории. Та же механика разбирает банковскую выписку: точные совпадения, частичные оплаты, платежи без документа. Подробный разбор задачи.
4. Кадры: ответы по регламентам и кадровые документы
Сотрудник спрашивает, положен ли ему отгул за работу в выходной, и получает ответ по действующему положению с указанием документа и пункта. Тот же агент заполняет заявления и приказы по шаблонам компании и готовит черновики трудовых договоров. Граница здесь жёстче, чем в других отделах: нормы законодательства агент не выводит сам, правила расчёта табеля и переработок должны быть описаны явно, а хранение данных сотрудников и кандидатов - отдельное решение по закону о персональных данных. Разбор резюме в эту задачу не входит: у него своя механика, мы описывали её в статье про скрининг резюме. Подробный разбор задачи.
5. Закупки: заявки сотрудников и предложения поставщиков
Сотрудник пишет заявку свободным текстом, агент превращает её в позиции, проверяет остатки, считает точку заказа, подбирает поставщиков, рассылает запросы и сравнивает ответы, ведёт согласование и контроль поставки. Приёмка товара и обновление склада упираются в учётную систему - пока не известно, что стоит и что оттуда отдаётся, этот блок не считается. Важная деталь для сметы ниже: номенклатура, справочник поставщиков, история цен и сравнение предложений здесь те же, что в проектных продажах. Подробный разбор задачи.
6. Канцелярия: входящая корреспонденция и автопарк
Входящий документ распознаётся, получает номер в журнале, проверяется на дубль, уходит в нужный отдел, а срок исполнения ставится на контроль с напоминаниями. Рядом - учёт автопарка: пробег, нормы расхода, расчёт потребности в топливе и отклонения по машинам. Чего в этой задаче нет и не будет: покупки билетов и бронирования гостиниц с оплатой. Это связи с сервисами бронирования и работа с деньгами, такую часть закрывает отдельный сервис командировок.
7. Маркетинг: тексты по правилам компании
Агент готовит материалы в принятом стиле, собирает контент-план, делает черновики кейсов из данных о выполненных проектах и проверяет тексты на соответствие правилам. По объёму работ это самая лёгкая задача из семи и самая трудная по проверке результата: спецификацию можно сверить с эталоном, качество текста и узнаваемость бренда - нет. Мониторинг упоминаний зависит от того, какие источники данных доступны в стране.
Семь задач - это семь систем
Соблазн увидеть в этом списке один помощник с семью настройками велик, и вендоры его поддерживают. На деле у помощника юриста и помощника снабженца общего почти нет: свои данные, свои связи с другими системами, своя логика проверок. Общая у них только инженерная основа - ИИ, который отвечает и действует по данным компании, а не по сведениям из интернета.
Порядок работ, который экономит деньги
Это главное, что даёт разбор всех задач сразу, а не по одной. Сценарии написаны как независимые, но три группы из них строятся на общем ядре.
| Кто делит ядро | Что общее | Что это даёт |
|---|---|---|
| Проектные продажи и закупки | Номенклатура, справочник поставщиков, история закупочных цен, сравнение предложений | Вторая система использует уже построенное и обходится заметно дешевле первой |
| Юристы, кадры и канцелярия | Сравнение документа с утверждённым шаблоном, заполнение шаблона данными, контроль сроков и напоминания | Механика строится один раз и настраивается под каждый отдел |
| Бухгалтерия и закупки | Разбор входящих счетов и накладных от поставщиков | Документы разбираются одинаково, различается только то, что происходит дальше |
Вывод простой: итоговая стоимость программы зависит от порядка работ не меньше, чем от их состава. Разрозненные заказы раз в год стоят дороже связанной последовательности.
С чего начинать
С задачи, которая влияет на выручку напрямую. Из семи таких две - проектные продажи и закупки, и первая важнее: в проектных поставках скорость подготовки предложения влияет на то, получите вы заказ или нет. Остальные пять снимают рутину и уменьшают число ошибок - это ценно, но не двигает деньги компании. Начинать программу такого размера логично с части, которая сама себя окупает и на которой видно, работает подход или нет.
Что нужно знать до сметы
Сценарии обычно описывают, что система должна делать, и не содержат ни одной цифры о работе компании. Без них любая смета построена на догадках подрядчика. Не хватает трёх вещей.
- 01Объёмов. Сколько запросов проходит через отдел продаж, сколько первичных документов обрабатывает бухгалтерия, сколько заявок приходит в закупки за месяц. Система на двадцать документов в месяц и на две тысячи - разные системы по стоимости.
- 02Названия учётной системы. "1С или другая ERP" - не ответ. От того, что стоит на самом деле и в каком виде оттуда можно получать данные, зависит и цена, и сама возможность части работ.
- 03Размера номенклатуры. Сколько позиций в базе товаров и заполнены ли у них технические характеристики. Подбор по характеристикам и подбор по одним названиям - работа разного объёма.
С этими тремя ответами разговор о цене становится предметным за одну встречу. Без них подрядчик либо закладывает риск в цену, либо обещает то, чего не сможет посчитать.
Что почитать дальше
- →Письмо заказчика в спецификацию: что делает ИИ, а что менеджер - самая денежная задача из семи и с чего начинать.
- →Договор контрагента против вашего шаблона - почему кнопка сравнения файлов не работает и где ломается проверка.
- →Распознавание первички: главное начинается после того, как документ прочитан - сверка с заказом, расхождения, банк.
- →Вопрос сотрудника по регламенту: как ИИ отвечает со ссылкой на пункт - версии положений, права доступа, заявления по шаблонам.
- →Сравнение коммерческих предложений поставщиков - заявка свободным текстом, точка заказа, история цен и где решает человек.
- →Почему универсальный чат-бот не работает - откуда берётся рамка "агент под задачу".
