Сотрудник пишет кадровику в мессенджер: можно ли взять три дня без сохранения зарплаты и как это оформить. Кадровик отвечает по памяти или открывает положение, ищет нужный пункт и пересказывает его своими словами. На следующий день тот же вопрос задаёт другой сотрудник, отвечает уже другой специалист, и отвечает иначе. Ответы по регламентам расходятся, потому что их дают люди по памяти, а сами регламенты лежат в папке, куда сотрудники не заглядывают.
ИИ-агент здесь снимает первый слой: находит ответ в утверждённых документах компании, приводит его со ссылкой на документ и пункт, а если ответа в документах нет, говорит об этом прямо и отправляет к кадровику. Вторая половина той же работы - заявления и приказы по шаблонам. Ниже разбираем, как это устроено, где проходит граница ответственности и обо что такие проекты спотыкаются. Мы проектируем такие системы, и разбор написан со стороны того, кто считает их состав.
Это одна из семи задач отделов из обзора "ИИ-агенты для бизнеса: семь задач по отделам": там же порядок внедрения и три вопроса, без ответов на которые смету не посчитать.
Один вопрос - три разных источника
Вопрос сотрудника выглядит простым, но ответ на него собирается из разных мест. Правило лежит в регламенте, личные цифры - в кадровой системе, а часть вопросов регламент не закрывает вовсе.
| Вопрос сотрудника | Откуда ответ | Что делает агент |
|---|---|---|
| За сколько дней подать заявление на отпуск | Положение об отпусках | Отвечает сам, со ссылкой на пункт |
| Сколько дней отпуска у меня осталось | Кадровая система: график и использованные дни | Отвечает, если есть доступ к данным и право сотрудника их видеть |
| Как оформить работу в выходной | Правила внутреннего распорядка плюс шаблон заявления | Приводит порядок и готовит заявление на проверку |
| Положена ли доплата за работу ночью | Положение об оплате труда; если там нет - трудовое законодательство | Отвечает по положению; нормы закона сам не выводит, отправляет к кадровику |
| Почему мне не начислили премию | Решение руководителя и расчёт бухгалтерии | Показывает правило из положения о премировании, по сумме - к кадровику |
Такое разделение держит доверие сотрудников. Один неверный ответ агента про деньги - и больше его ни о чём не спросят. Поэтому агент отвечает только по утверждённым документам и только на то, что в них написано.
Ответ со ссылкой на пункт: как это устроено
Основа агента - база утверждённых кадровых документов: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, графики работы, правила отпусков и командировок, порядок оформления отсутствий, должностные инструкции, инструкции по оформлению документов. Агент ищет по ним по смыслу: вопрос "можно ли уйти на три дня за свой счёт" находит пункт про отпуск без сохранения заработной платы, хотя слов "за свой счёт" в положении нет.
Ответ собирается из найденного пункта, а не из общих знаний модели, и обязательно несёт ссылку на источник. Так выглядит ответ, которому кадровик может доверять, не перечитывая документ:
Вопрос: за сколько дней подать заявление на отпуск?
Ответ: не позднее чем за две недели до начала отпуска,
после согласования с руководителем подразделения
Источник: Положение об отпусках, раздел 3, пункт 3.2
Редакция: действующая, вступила в силу 1 марта 2026
Вопрос: положена ли компенсация за использование личного автомобиля?
Ответ: в базе регламентов компании нет правила по этому вопросу.
Вопрос передан в кадровую службу, ответ придёт от специалиста.Второй ответ важнее первого. Языковая модель умеет уверенно отвечать на любой вопрос, и без жёсткого ограничения она сочинит правило про компенсацию, которого в компании нет. Устройство агента это запрещает: нет пункта в документах - нет ответа, есть маршрут к человеку. Почему ассистент выдумывает по регламентам и что с этим делает архитектура, мы разбирали отдельно.
Каждый вопрос без ответа попадает в журнал. Через месяц кадровик видит список того, что сотрудники спрашивают, а документы не закрывают. Это готовый план: какие регламенты дописать первыми.
Версии регламентов: первое, что ломается
Положение о премировании поменяли в марте, старый файл остался на общем диске. Агент, который читает всё подряд, ответит сотруднику по прошлогодней редакции - уверенно и со ссылкой на пункт. Такой ответ хуже отсутствия ответа: он выглядит проверенным.
Поэтому у каждого документа в базе есть карточка: название, версия, дата вступления в силу, дата окончания действия, подразделение, тип документа и статус - действующий или архивный. Агент отвечает только по действующим редакциям. Когда регламент меняется, старая версия уходит в архив, новая становится действующей, и с этого дня ответы меняются сами.
- →Вопрос про сегодняшний день - ответ по действующей редакции.
- →Вопрос про прошлый период, например про премию за прошлый квартал, - ответ по редакции, которая действовала тогда, с пометкой об этом.
- →Две действующие редакции одного документа - агент показывает обе и помечает конфликт. Разбирает его человек.
Права доступа: регламент общий, данные личные
Положение об отпусках может прочитать любой сотрудник. Остаток отпуска, оклад, график и заявления - только сам сотрудник, кадровик в пределах своих полномочий и руководитель в виде сводки без личных документов. Агент проверяет, кто спрашивает, раньше, чем начинает искать ответ.
- →Сотрудник видит свои документы, свои отпуска, свой график, свои заявления.
- →Кадровик видит данные сотрудников в пределах своих полномочий.
- →Руководитель получает сводку по подразделению: отсутствия, отпуска, переработки - без доступа к личным документам.
- →Журнал хранит каждое действие агента и каждый просмотр документа: кто, что и когда спросил, какой документ был показан.
Отдельный вопрос - где лежат данные и какая модель их читает. Кадровые данные персональные, и требования к их хранению зависят от страны. Это решают до старта: какие поля уходят в модель, что из них обезличивается, работает ли модель внутри контура компании. Как обезличить данные до отправки в модель, мы разбирали отдельно.
Вторая половина: заявления и приказы по шаблонам
Ответ на вопрос "как оформить отпуск за свой счёт" заканчивается заявлением. Логично, чтобы агент его и подготовил. Для этого у него есть библиотека утверждённых шаблонов: заявления на отпуск, на отпуск без сохранения зарплаты, на перевод, на командировку, на выдачу справки, на изменение личных данных; приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке, премировании.
Запрос звучит так: подготовь заявление на отпуск с первого по четырнадцатое число. Дальше агент идёт по шагам:
- 01Определяет сотрудника по тому, кто пишет, и берёт его данные из карточки: должность, подразделение, руководитель.
- 02Проверяет календарь и график: не пересекается ли отпуск с уже согласованным отсутствием, хватает ли дней, нет ли смен в этот период.
- 03Заполняет шаблон и проверяет обязательные поля.
- 04Отдаёт документ на проверку сотруднику и кадровику.
Подготовленный документ не считается утверждённым. Подпись, регистрация и кадровое решение остаются за людьми: агент экономит время на заполнении, решение по-прежнему принимают люди.
Следующий уровень той же механики - проект трудового договора по шаблону: данные нового сотрудника ложатся в нужные разделы, агент сверяет должность, оклад и даты между разделами и помечает противоречия. Когда условия меняются, он показывает, что именно изменилось - оклад, дата, основание - и готовит проект дополнительного соглашения. Проверка присланного договора против шаблона компании устроена иначе, мы разбирали её в отдельной статье.
Что агент не делает
- →Не принимает кадровых решений. Не утверждает отпуск, не подписывает приказ, не согласует перевод. Готовит документ и передаёт человеку.
- →Не выводит нормы законодательства сам. Если в положении об оплате труда нет правила про работу в праздник, агент не достраивает его из общих знаний о трудовом праве. Правило либо записано в документе компании, либо вопрос уходит к кадровику.
- →Не считает переработки, пока правила не описаны явно. Табель, смены, ночные часы и сверхурочные - отдельный этап, и он начинается с того, что компания записывает свои правила расчёта. До этого агент может только сверить табель с данными системы учёта и показать расхождение.
- →Не разбирает резюме. Подбор кандидатов - другая задача с другими данными; про ИИ-скрининг резюме и связку с сайтом вакансий мы писали отдельно.
- →Не отвечает по переписке и слухам. Источник - только утверждённые документы. Сообщение руководителя в чате правилом не считается, пока оно не оформлено.
Где такая задача ломается
Регламента нет на бумаге
Самые частые вопросы бывают не закрыты ни одним документом: как принято переносить отпуск, кто согласует удалённый день, что делать с опозданием. Правило существует как "так у нас заведено". Агент на такие вопросы молчит, и первые недели журнал незакрытых вопросов растёт быстрее, чем хотелось бы. Это нормальный результат: список того, что нужно написать, появляется впервые.
Два документа спорят
Положение об оплате труда говорит одно, приказ прошлого года - другое, и оба действующие. Человек разрешает такие противоречия по памяти о том, "как сейчас считают". Агент не выбирает: показывает обе нормы, помечает конфликт и отдаёт кадровику. Каждый такой конфликт - повод привести документы в порядок, и агент находит их быстрее аудита.
Сканы и таблицы
Графики работы и положения, отсканированные с бумаги, читаются хуже текста: таблицы рассыпаются, цифры распознаются с ошибками. Ошибка в норме часов дороже опечатки в тексте, поэтому такие документы либо переводят в текст до загрузки, либо помечают, и агент отвечает по ним с оговоркой.
Вопрос про мои деньги
Вопрос "какая у меня будет премия за квартал" звучит как вопрос по регламенту, но ответ на него - расчёт. Агент показывает правило и формулу из положения о премировании, а сумму называет только бухгалтерия или кадровая система, если с ней есть связь. Сотруднику это объясняется в самом ответе, иначе он прочитает формулу как обещание.
Общий чат
Если агент живёт в общем канале, ответ с личными данными не должен появляться на глазах у всех. Вопрос про правило можно ответить публично, вопрос про свои дни отпуска - только в личном диалоге. Это настраивается на старте, иначе о нём вспоминают после первого неловкого случая.
От чего зависят срок и цена
- 01Число и состояние документов. Десять положений в текстовом виде с датами утверждения или сотня файлов разных лет, часть из них сканы.
- 02Численность и поток вопросов. Сколько сотрудников и сколько обращений в кадровую службу проходит за месяц.
- 03Связь с кадровой системой. Нужны ли в ответах личные данные - остаток отпуска, график, стаж - и отдаёт ли их система по запросу.
- 04Число шаблонов. Пять заявлений, которые покрывают большинство обращений, или полный комплект приказов и договоров.
- 05Глубина. Только ответы по регламентам или ещё документы, договоры, дополнительные соглашения, табель и переработки.
- 06Требования к хранению данных. Модель внутри контура компании или внешняя с обезличиванием, где лежат база документов и журнал.
Разумный первый этап: реестр действующих регламентов, ответы со ссылкой на пункт, журнал вопросов без ответа и пять-десять самых частых заявлений по шаблонам. Приказы и трудовые договоры идут вторым шагом, когда кадровик уже доверяет ответам. Табель и расчёт переработок - третьим, и только после того, как правила расчёта записаны явно.
Что проверить в своей компании
- →Соберите список действующих регламентов и у каждого найдите дату утверждения и последнюю редакцию. На этом шаге нередко находятся два документа с одним названием.
- →Выпишите двадцать последних вопросов сотрудников кадровику и посмотрите, на сколько из них есть ответ в документах.
- →Сравните заявления на отпуск от трёх разных сотрудников: один ли это шаблон.
- →Проверьте, отдаёт ли кадровая система остатки отпусков и графики по запросу или их считают в таблице.
- →Назовите человека, который отвечает за обновление регламентов. Если его нет, у агента через полгода не будет актуальной базы.
Второй пункт и решает, нужен ли агент. Если из двадцати вопросов документы закрывают пятнадцать, задача готова к автоматизации. Если пять - сначала регламенты, потом агент, и в таком порядке это дешевле.
