Сравнение коммерческих предложений поставщиков: что здесь делает ИИ, а что снабженец

Заявка на закупку редко приходит оформленной. Чаще это сообщение в мессенджере: нужна плёнка пятьсот миллиметров, рулонов десять, лучше к среде. Дальше снабженец переключается между складской программой, почтой и таблицей: смотрит остаток, вспоминает, у кого брали в прошлый раз, пишет трём поставщикам, через день-два получает три предложения в трёх видах - PDF, таблица и абзац в письме. Цифры переносит в свою таблицу и несёт руководителю на согласование. На одну закупку уходит несколько часов работы, размазанных по неделе.

ИИ-агент забирает переносы, ожидание и сверку: ведёт заявку от сообщения до согласования, собирает сравнительную таблицу из присланных файлов и следит за поставкой. Решение, у кого покупать, остаётся за снабженцем и руководителем. Ниже - как это устроено по шагам, где агент обязан остановиться и обо что такие проекты спотыкаются. Мы проектируем такие системы, и разбор написан со стороны того, кто считает их состав и сроки.

Это одна из семи задач отделов из обзора "ИИ-агенты для бизнеса: семь задач по отделам": там же видно, какие задачи делят одно ядро и почему порядок внедрения решает не меньше состава.

Цепочка закупки целиком

Сначала полезно увидеть весь путь заявки. Он длиннее, чем кажется, и на каждом шаге есть ожидание.

Заявка свободным текстом и точка заказа

Из сообщения агент достаёт наименование, количество, единицу измерения, характеристики, срок, приоритет, подразделение и инициатора. Данных не хватает - задаёт вопрос: бумага нужна плотностью восемьдесят граммов или другая, коробки какого размера. Заявка получает номер и статус, и по ней с этого момента видна история: кто попросил, что уточнили, где она сейчас.

Затем склад. Агент смотрит не только остаток, но и резерв, средний расход и ожидаемые поступления, поэтому на вопрос "сколько у нас плёнки" отвечает полнее, чем складская программа:

Плёнка 500 мм, рулоны
Остаток:          310
Зарезервировано:   70
Доступно:         240
Средний расход:    60 в месяц
Хватит:           примерно на четыре месяца

Для ходовых позиций задаётся точка заказа: средний расход за срок поставки плюс страховой запас. Как только доступный остаток опускается ниже неё, агент сам формирует предложение на закупку, без заявки от сотрудника. Купить он при этом не может: закупку без согласования человека запрещает жёсткое правило системы, и языковая модель это правило обойти не может.

Сравнительная таблица, которую больше не собирают руками

Больше всего времени снабженца уходит на сведение ответов поставщиков. Предложения приходят в разных форматах, у каждого своя структура, и цифры из них переносят в таблицу руками. Агент читает PDF, таблицу, документ, скан и текст письма и достаёт из каждого одно и то же: поставщика, товар, количество, цену за единицу, налог, стоимость доставки, скидку, итоговую сумму, срок поставки, условия оплаты и срок действия предложения. Из этого собирается таблица, в которой предложения впервые сравниваются по одним правилам.

Дальше критерии. У одной компании главное - минимальная итоговая стоимость, у другой - срок, у третьей - отсрочка платежа, потому что закупка идёт под проект, который оплатят через месяц. Критерии задаются один раз: цена, скорость, отсрочка, история поставок без срывов, конкретный бренд. Агент по ним ранжирует предложения и пишет обоснование: почему рекомендует В, чем В хуже Б и что теряет компания, выбирая срок вместо отсрочки.

Рекомендация остаётся рекомендацией. В проектной поставке, где то же сравнение встроено в подготовку предложения заказчику, срок перевешивает пару процентов цены - мы разбирали это в статье про спецификацию. Во внутренней закупке правило может быть обратным, и задаёт его компания.

История цен: что агент замечает раньше человека

Снабженец помнит цену последней закупки, но редко видит динамику: у постоянного поставщика перчатки подорожали три раза за полгода, каждый раз на несколько процентов, и никто не сравнил его с соседом. Агент хранит историю закупочных цен по каждой позиции и поставщику и считает по ней текущую, предыдущую, среднюю, минимальную и максимальную цену, изменение с прошлой закупки и разницу между поставщиками.

Перчатки нитриловые, размер L
Поставщик А:  цена выросла на 13% за два месяца, три закупки подряд
Поставщик Б:  та же позиция на 9% дешевле, срок поставки 3 дня, отсрочка 14 дней
Рекомендация: запросить предложение у Б перед следующей закупкой

Такие сигналы агент присылает сам, без запроса: цена выросла, предложение просрочено, заявка неделю без движения, поставщик задерживает отгрузку, на складе излишек. Эта часть дешевле сравнения предложений, а эффект от неё виден быстрее всего: разница между "покупали как всегда" и "заметили подорожание в первый месяц" считается в деньгах за год.

Карточка поставщика и рейтинг по фактам

Подбор поставщика начинается со справочника. У каждого - карточка: название, налоговый номер, контакты, категории товаров, условия оплаты, сроки поставки, минимальная партия, история закупок и история проблем. Агент подбирает поставщиков по категории товара и истории, а рейтинг считает по фактам, которые сам же и фиксирует: срывы срока, недопоставки, расхождения при приёмке, просроченные предложения.

Нового поставщика агент может найти и предложить, но в справочник его добавляет человек. Проверка контрагента перед первой закупкой идёт по правилам компании, и в них агент не вмешивается.

Согласование и контроль: где человек нажимает кнопку

После сравнения агент собирает карточку закупки: товар, количество, выбранный поставщик, цена, итоговая сумма, срок, обоснование выбора и альтернативные предложения. Руководитель видит её целиком и отвечает одной из трёх кнопок: согласовать, отклонить, запросить уточнение. Лимиты задаются по сумме: мелкое согласует снабженец, крупное - руководитель.

После согласования агент следит за закупкой: отправлен ли заказ, получен ли счёт, прошла ли оплата, наступила ли ожидаемая дата поставки. Срок прошёл, подтверждения нет - напоминание ответственному. При приёмке сверяет заказ, счёт и полученное количество и показывает расхождение до того, как данные попадут на склад. Дальше начинается работа бухгалтерии: сверку первичных документов с заказом мы разбирали отдельно.

• →Агент сам: принимает и уточняет заявку, проверяет склад, считает потребность, рассылает запросы, разбирает ответы, собирает таблицу и обоснование, следит за сроками, сверяет приёмку.
• →Только человек: выбирает поставщика, согласует сумму, добавляет нового поставщика в справочник, меняет условия оплаты, подтверждает приёмку с расхождением.

Где такая задача ломается

Склад, который живёт в голове кладовщика

Остаток в программе - триста десять рулонов, на полке - двести сорок, потому что семьдесят выдали без документа. Агент посчитает потребность по программе и закажет меньше, чем нужно. Расхождение учёта с полкой - первое, что проверяют до старта, и нередко проект начинается с инвентаризации.

Один товар под пятью именами

У поставщика А это "перчатки нитриловые синие L", у поставщика Б - "перчатки нитрил. упак. разм. L", в вашей программе - артикул без слов. Пока позиции не сведены к одному справочнику, сравнить цены между поставщиками нельзя, а история цен не склеивается. Сопоставление названий с номенклатурой - отдельная работа, и её объём зависит от состояния справочника.

Предложение без срока и без доставки

В предложении нет срока действия, доставка - "по договорённости", цена у одного с налогом, у другого без. Таблица из таких данных сравнивает несравнимое. Агент помечает пропуски и дозапрашивает у поставщика недостающее, но до ответа предложение стоит в сравнении с пометкой, и рекомендация по нему не даётся.

Поставщики по телефону

Часть поставщиков отвечает голосом или в мессенджере менеджеру. По ним агент ведёт статус запроса и напоминает, а цену вносит человек. Доля таких поставщиков в закупке определяет, сколько времени агент сэкономит, и её полезно посчитать до проекта.

Три предложения на пачку скрепок

Если на каждую заявку собирать три предложения, агент превратится в бюрократию, которой раньше не было. Поэтому правила задают пороги: ниже определённой суммы закупка идёт у постоянного поставщика без сравнения, выше - с запросом предложений, выше следующего порога - с согласованием руководителя. Без порогов система тормозит мелкие закупки и раздражает всех, кто её ждал.

Одно ядро для закупок и продаж

Если компания не только закупает для себя, но и продаёт под проекты заказчиков, у двух задач общая основа: номенклатура, справочник поставщиков, история закупочных цен, запрос и разбор предложений. Агент для проектных продаж и агент для внутренней закупки, сделанные подряд, обходятся заметно дешевле, чем по отдельности с разницей в год: второй использует то, что построено для первого. Это учитывают в порядке работ, если в планах обе задачи.

От чего зависят срок и цена

• 01Объём. Сколько заявок и закупок проходит через отдел за месяц и сколько поставщиков в обороте.
• 02Учётная система и склад. Что стоит, отдаёт ли остатки, резервы и движения по запросу или выгрузкой раз в сутки. Самый дорогой вопрос из всех.
• 03Состояние справочников. Есть ли единая номенклатура и карточки поставщиков или всё живёт в таблице снабженца.
• 04Форматы предложений. Письма и таблицы от постоянных поставщиков или сканы и фотографии с любым устройством документа.
• 05Глубина. До сравнительной таблицы и карточки на согласование или до контроля поставки, приёмки и обновления склада.
• 06Канал. Мессенджер, корпоративный портал или почта - где сотрудники будут писать агенту.

Разумный первый этап: заявка свободным текстом, проверка склада, запрос предложений, разбор ответов, сравнительная таблица и карточка на согласование. Контроль поставки, приёмка, обновление склада, история цен и проактивные сигналы идут вторым шагом, когда снабженец уже доверяет таблице, которую собрал агент.

Что проверить в своём отделе на этой неделе

• →Возьмите пять последних закупок: сколько предложений собирали на каждую и сколько дней прошло от заявки до заказа.
• →Сверьте остаток по десяти ходовым позициям с полкой. Расхождение больше нескольких процентов - сначала учёт, потом агент.
• →Посмотрите, у скольких ходовых позиций задан минимальный остаток и точка заказа.
• →Откройте три последних предложения поставщиков: есть ли в каждом срок действия, стоимость доставки и условия оплаты.
• →Найдите закупку за последний год, которая прошла дороже прошлой цены, и вспомните, кто и когда это заметил.

Последний пункт отвечает за весь проект. Если подорожание заметили через полгода или не заметили вовсе, разница уже ушла поставщику, и за год она набегает больше, чем стоит сравнительная таблица, собранная вовремя.