В начале месяца собственник хочет знать три цифры: сколько менеджеры обещали продать, сколько уже продали и что на подходе. Когда план живёт в таблице на диске, факт в CRM, а прогноз в голове руководителя отдела, эти цифры собирают вручную, и к вечеру они уже устарели.
Мы собрали для торговой компании с несколькими отделами продаж два модуля внутри Битрикс24. В первом менеджер составляет план по клиентам и товарам на каждый месяц и отправляет его на согласование. Второй сводит в одну таблицу план, факт и прогноз по отделам, менеджерам, клиентам и товарам.
Что умеет штатный план продаж
В Битрикс24 есть свой план продаж в разделе CRM-аналитики. Его настраивают тремя параметрами:
- →Период - месяц, квартал, полугодие или год.
- →Цель - сумма или количество удачных сделок.
- →Вид - по сотрудникам, по направлениям сделок или на всю компанию.
Кто видит и правит план, задают в правах доступа CRM. Сама функция есть не на всех тарифах. Если компании нужно знать, сколько денег принёс каждый менеджер за месяц, штатного плана хватает и дорабатывать ничего не нужно.
Торговой компании, для которой мы делали модули, нужно было больше:
- →план по каждому клиенту и каждому товару на каждый месяц года;
- →наценка рядом с выручкой: продажи на миллион с наценкой 5% и на миллион с наценкой 20% приносят компании разные деньги;
- →согласование: план менеджера утверждают акционеры, и после утверждения его нельзя тихо переписать;
- →своё правило факта: продажа считается состоявшейся, когда сделка уходит в закупку;
- →часть сделок в долларах, евро и юанях, а план и отчёт ведутся в рублях.
Как устроены два модуля
Оба модуля открываются внутри портала Битрикс24 как приложения. Роли берутся из самого портала: модуль знает, кто менеджер, кто руководитель отдела и кто акционер, и каждому показывает свой срез.
Как менеджер составляет план
Менеджер открывает таблицу. В строках - его клиенты, под каждым клиентом - товары, у каждого товара две строки: сумма продажи и наценка. В колонках - месяцы выбранного периода, по умолчанию текущий год.
Клиентов модуль берёт из CRM: это компании, за которые отвечает менеджер, и лиды. Поэтому продажи можно запланировать и клиенту, с которым ещё не было ни одной сделки. Товар выбирают из списка, строку товара добавляют или убирают кнопкой рядом с названием. Правый клик по клиенту открывает его карточку в CRM.
Заполненные цифры менеджер сохраняет черновиком, а когда период готов - отправляет на согласование. В углу каждой ячейки значок статуса: черновик, ждёт рассмотрения, одобрен, отклонён. Пока хотя бы одна цифра ждёт решения, план открыт только для чтения, и модуль пишет об этом над таблицей.
| Роль | Что видит | Что может |
|---|---|---|
| Менеджер | своих клиентов | заполнять план, сохранять черновик, отправлять на согласование |
| Руководитель отдела | клиентов всех менеджеров отдела | поправить или дописать план за подчинённого |
| Акционер | все отделы, сгруппированные по отделам и менеджерам | смотреть и согласовывать, править нельзя |
Согласование: три подписи и две версии плана
Кнопка "Отправить на согласование" запускает в Битрикс24 бизнес-процесс. Согласующих трое - акционеры компании. План одобрен, когда его одобрили все трое. Если хотя бы один отклонил, план возвращается менеджеру, и ячейки снова открыты для правки.
У каждого месяца две колонки: "Версия 1" и "Версия 2". Первая - план, который менеджер отправил на согласование в первый раз. На рассмотрении и после одобрения её править нельзя. Если по ходу года план нужно поправить, менеджер заполняет вторую версию и отправляет её по тому же кругу. Первоначальная цифра остаётся в таблице рядом, и видно, насколько план сдвинули.
Когда сделка становится фактом
В этой компании продажа считается состоявшейся, когда сделка уходит в закупку: спецификация с клиентом подписана, товар заказывают у поставщика. Модуль читает историю изменений сделок на портале и находит те, что перешли на стадию "В закупку".
По каждому товару такой сделки он считает выручку и наценку. Формула та же, что в карточке сделки, поэтому цифры в отчёте и в сделке совпадают. Сделки в валюте пересчитываются в рубли по курсу на день перехода.
Факт записывается один раз, при первом переходе, и попадает в месяц этого перехода. Потом курс меняется, сделку правят, а цифра остаётся прежней. Если бы факт пересчитывался, выполнение плана за март в апреле и в мае показывало бы разные цифры - вслед за курсом валют.
В факт не попадают:
- →проигранные сделки;
- →сделки без привязанной компании;
- →сделки, в которых не заполнены товарные строки;
- →сделки, которые вернули из закупки обратно в воронку продаж: факт по ним снимается.
Откуда берётся прогноз
В прогноз идут сделки, которые сейчас стоят на трёх стадиях перед закупкой, последняя из них - подписание спецификации. Модуль пересчитывает их каждые 10 минут по текущему курсу и показывает в колонке текущего месяца. Сделка ушла в закупку - переезжает в факт. Сделку проиграли или вернули на ранние стадии - пропадает из прогноза.
Прогноз здесь - полная сумма сделок на поздних стадиях: сделку у подписания спецификации и сделку на первой из трёх стадий модуль считает одинаково. Если нужна поправка на вероятность каждой стадии, считают взвешенный прогноз - его мы разобрали в отдельной статье.
Что видно в сводном отчёте
Сводный отчёт - таблица, где у каждого месяца шесть колонок: план, факт и прогноз, каждый отдельно по выручке и по наценке. Суммы - в тысячах рублей.
| Колонки | Откуда берутся | Когда меняются |
|---|---|---|
| План: выручка и наценка | последняя версия плана менеджера | когда в плане появляется вторая версия |
| Факт: выручка и наценка | сделки, которые ушли в закупку в этом месяце | не меняются после перехода сделки |
| Прогноз: выручка и наценка | сделки на трёх стадиях перед закупкой | каждые 10 минут, только в текущем месяце |
Строки сгруппированы по уровням: отдел, менеджер, клиент, товар. Акционер видит все отделы, руководитель отдела - своих менеджеров.
Цифру факта или прогноза можно разобрать до сделок: правый клик по ячейке показывает список сделок, из которых она сложилась, со ссылками на их карточки. Если факт за месяц кажется заниженным, руководитель открывает список и ищет сделку, которой в нём не хватает.
Что решить до того, как заказывать план-факт
- 01Какая стадия считается продажей. У торговой компании из примера это уход в закупку, у другой - оплата или отгрузка. От выбора зависит, в какой месяц попадёт сделка.
- 02Фиксировать факт или пересчитывать. Записанный один раз факт не меняется вслед за курсом и правками сделки. Пересчитываемый показывает сегодняшнюю оценку прошлых сделок. Для сверки с планом подходит первый.
- 03Насколько мелко планировать. План по клиенту, товару и месяцу показывает, где именно провал, но и заполнять его дольше: строк столько, сколько пар "клиент - товар", и у каждой двенадцать месяцев.
- 04Кто утверждает план. Сколько согласующих, нужно ли согласие каждого, может ли руководитель отдела поправить план за менеджера и что происходит после отказа.
- 05Ведут ли менеджеры товарные строки в сделках. Если нет, сначала наводят порядок в CRM: без товаров и наценки в сделке отчёт покажет невыполненный план.
Ещё один вопрос - версия Битрикс24. Наши модули читают историю стадий и курсы валют прямо из базы портала, так можно только в коробочной версии. Для облака ту же логику собирают по-другому, и это обсуждают до начала работ. Из базы портала берёт данные и наш отчёт по проданным и фактическим часам.
