Автоматизация учебного центра ДПО: с чего начинать и почему не с заявок

В учебном центре по охране труда и промышленной безопасности работают три сотрудника. За полгода через них проходят 900 слушателей, в пиковый месяц - до 400. Списки от компаний приходят Excel-файлами, группы собираются в переписке, приказы и протоколы заполняются в Excel, сведения о выпускниках вручную вносят в государственные реестры. Центр живёт внутри производственного холдинга на самоокупаемости и собирается как минимум удвоить поток. Нанять четвёртого сотрудника он не может.

Центр прислал описание процесса на 15 шагов: от обращения и калькулятора на сайте до закрывающих документов и отзывов. Первыми в нём идут заявка и договор с компанией - так процесс выглядит глазами заказчика. В том же порядке его хочется и автоматизировать: кабинет для компаний, заявка, договор, счёт. Мы сначала посчитали, сколько раз за полгода повторяется каждая ручная операция, и порядок поменялся.

Ниже - как посчитать частоту операций в своём процессе, какой первый шаг мы предложили центру, как разрезать проект на этапы и что система может взять на себя в реестрах ФИС ФРДО и ЕИСОТ.

Пять ручных операций на каждого слушателя

Путь одного человека через центр выглядит так.

• 01Список. Компания присылает сотрудников Excel-файлом по почте, файл раскладывают по папкам.
• 02Группа. Людей из файла вручную переносят в группу теории. В группе 60-80 человек.
• 03Практика. На каждую группу теории - две-три даты практики. Представитель компании распределяет по ним своих сотрудников, сбор закрывается за три рабочих дня до занятия, замены принимаются до 10:00 дня начала. Всё это согласуется в переписке.
• 04Документы. На группу в Excel заполняют приказ о зачислении, приказ о допуске к аттестации, протокол аттестационной комиссии и ведомость выдачи удостоверений. Каждый слушатель - строка в каждом из них.
• 05Реестр. Сведения о выпускнике вносят в ФИС ФРДО или ЕИСОТ, в зависимости от программы: таблица по строгому формату, загрузка файлом, вход через Госуслуги с электронной подписью.

За полгода это 900 человек по пять операций на каждого - около 4 500 ручных операций на трёх сотрудников. Плюс переписка со слушателями: заместитель руководителя каждую неделю пишет о несданных работах.

Заказчиков около 30, слушателей 900

Теперь сторона заказчика. Заявка, договор и счёт заводятся на компанию, а компаний-заказчиков у центра около 30, одна из них даёт больше половины слушателей. За полгода это десятки операций.

Кабинет для компаний и калькулятор на сайте заметнее всего: их видят руководство и заказчики. Если начать с них, через кабинет пройдут десятки заявок, а сотрудники по-прежнему будут вручную переносить 900 человек из файлов в группы. Поэтому первым шагом мы поставили списки слушателей и группы. Заявки, договоры и счета ждут третьего этапа.

Как посчитать частоту операций в своём процессе

Приём подходит любому процессу, где заказчиков меньше, чем единиц работы: у сервисной компании договоров меньше, чем выездов, у дистрибьютора заказов меньше, чем строк в них. Считаем так.

• 01Выпишите процесс по шагам: операция, кто её делает, где фиксирует результат. Хватит таблицы в Excel - центр прислал нам такую на 15 шагов.
• 02У каждой операции отметьте, на кого она заводится: на заказчика, на группу или на человека.
• 03Посчитайте повторы за месяц, обычный и пиковый. Учебному центру хватит трёх цифр: сколько компаний прислали заявки, сколько групп собрали, сколько человек обучили.
• 04Отсортируйте операции по частоте и начните с верха списка, даже если там скучная загрузка файлов, а внизу - кабинет на сайте.

Считайте по пиковому месяцу: в этом центре в обычный месяц учится около 200 человек, в пиковый - до 400, и процесс должен выдерживать 400.

На разборе бизнес-процессов мы считаем частоту вместе с клиентом и переводим её в деньги: часы сотрудников на операцию и цену ошибки.

Первый шаг: списки слушателей и группы

Первый шаг мы разбили на две части. Каждая принимается отдельно, вторая начинается после приёмки первой.

Списки и слушатели - 10 рабочих дней

• →Excel-список компании загружается в портал файлом. Система разбирает строки и показывает ошибки построчно: например, пустой СНИЛС или дату в другом формате.
• →Слушатель становится карточкой: компания, программа, статус, история обучения.
• →Человек пришёл учиться повторно - запись дописывается в его карточку, вторая карточка не появляется.
• →Программы обучения ведутся справочником: вид, объём в часах, длительность.

Группы, лимиты и практика - две недели

• →У группы есть лимит мест и счётчик занятых: лишнего человека не записать, свободные места видно в списке.
• →Слушателей записывают в группу пачкой, прямо из загруженного списка.
• →На группу теории заводятся две-три даты практики, люди распределяются по ним в портале.
• →Правила центра система держит сама: сбор на практику закрывается за три рабочих дня, замены принимаются до 10:00 дня начала.
• →Сотрудники видят рабочие списки: кто в группе, сколько мест свободно, кто ещё без даты практики.

Шаг не зависит от 1С и сайта: всё происходит в портале Битрикс24, который у центра уже есть. Для старта нужны образец Excel-списка от компании (фамилии можно заменить) и доступ администратора к порталу.

Пять этапов вместо одного большого проекта

В работе центра четыре системы: сайт на 1С-Битрикс, портал Битрикс24, 1С:ERP и платформа вебинаров. К ним добавляются электронный документооборот и два государственных реестра. Проект на весь контур стоит столько, что центру на самоокупаемости его одной суммой не согласовать. Поэтому работа разрезана на пять этапов, каждый снимает свою ручную операцию и принимается отдельно.

Документы и реестры идут вторыми: им нужны те же данные, что уже лежат в карточках слушателей и групп. Заявки, договоры и обмен с 1С - позже: там начинается работа с другими системами центра, и порядок этих этапов он выбирает сам.

В типовые тарифы внедрения Битрикс24 такой проект не помещается: у центра свои сущности - слушатели, группы, практика - и три системы вокруг портала. Цена каждого этапа фиксируется перед его стартом. Как проходит проект внедрения по шагам, мы разобрали в статье про этапы внедрения Битрикс24.

Реестры ФИС ФРДО и ЕИСОТ: что система делает сама

Сведения о выпускниках этот центр передаёт в два реестра, в зависимости от программы.

• →ФИС ФРДО - федеральный реестр документов об образовании, его ведёт Рособрнадзор. Туда вносят сведения о каждом удостоверении о повышении квалификации и дипломе о переподготовке: ФИО, дату рождения, СНИЛС, номер документа, программу, сроки обучения и другие поля. С 1 сентября 2025 года на это даётся 30 дней со дня выдачи документа вместо прежних 60 (постановление Правительства № 850).
• →ЕИСОТ - система Минтруда с реестром обученных по охране труда. Центр передаёт туда сведения о каждом, кто прошёл проверку знаний: ФИО, СНИЛС, профессию, программу, результат, номер и дату протокола. Сведения уходят электронным документом по форме Минтруда (пункты 118-119 Правил из постановления Правительства № 2464).

Сейчас центр заполняет оба реестра вручную, в пиковый месяц - до 400 человек. Ошибка в списке группы стоит сотруднику времени. Опоздание с ФИС ФРДО нарушает срок из постановления.

Данные для реестров те же, что для документов группы: ФИО, СНИЛС, программа, номер удостоверения или протокола. Когда слушатели и группы живут в портале, файл по формату реестра собирается из готовых карточек. Сотруднику остаётся войти в реестр с электронной подписью и загрузить файл. Поэтому реестры стоят во втором этапе, рядом с документами группы.

Что взять себе

• 01Отметьте у каждой операции, на кого она заводится: на заказчика, группу или человека.
• 02Считайте повторы по пиковому месяцу.
• 03Начинайте с самой частой операции. Кабинет для заказчиков и калькулятор подождут, пока списки и группы не заработают в системе.
• 04Режьте проект на этапы: каждый снимает одну операцию целиком и принимается отдельно.
• 05Ставьте реестры сразу после документов: данные для них одни и те же.

В разобранном центре первые два этапа переносят в портал все пять операций на слушателя, и ни один из этих этапов не зависит от 1С и сайта.