В учебном центре по охране труда и промышленной безопасности работают три сотрудника. За полгода через них проходит почти тысяча слушателей, в пиковый месяц - вдвое больше обычного. Списки от компаний приходят Excel-файлами, группы собираются в переписке, приказы и протоколы заполняются в Excel, сведения о выпускниках вручную вносят в государственные реестры. Центр живёт внутри производственного холдинга на самоокупаемости и собирается как минимум удвоить поток. Нанять четвёртого сотрудника он не может.
Центр прислал описание процесса на 15 шагов: от обращения и калькулятора на сайте до закрывающих документов и отзывов. Мы посчитали, сколько раз за полгода повторяется каждая ручная операция, и первым этапом поставили списки слушателей и группы. Через пять дней центр спросил, что именно снимет первый этап, и прислал таблицу: сколько часов в месяц каждый сотрудник тратит на каждый вид работы. Порядок этапов пришлось менять.
Ниже - где ошибся подсчёт частоты, как посчитать часы в своём процессе, как перевести их в деньги и что система берёт на себя в реестрах ФИС ФРДО и ЕИСОТ.
Пять ручных операций на каждого слушателя
Путь одного человека через центр выглядит так.
- 01Список. Компания присылает сотрудников Excel-файлом по почте, файл раскладывают по папкам.
- 02Группа. Людей из файла вручную переносят в группу теории. В группе 60-80 человек.
- 03Практика. На каждую группу теории - две-три даты практики. Представитель компании распределяет по ним своих сотрудников, сбор закрывается за три рабочих дня до занятия, замены принимаются до 10:00 дня начала. Всё это согласуется в переписке.
- 04Документы. На группу в Excel заполняют приказ о зачислении, приказ о допуске к аттестации, протокол аттестационной комиссии и ведомость выдачи удостоверений. Каждый слушатель - строка в каждом из них.
- 05Реестр. Сведения о выпускнике вносят в ФИС ФРДО или ЕИСОТ, в зависимости от программы: таблица по строгому формату, загрузка файлом, вход через Госуслуги с электронной подписью.
По пять операций на каждого слушателя - за полгода это тысячи ручных операций на трёх сотрудников.
Первый подсчёт: по частоте операций
Заявка, договор и счёт заводятся на компанию, а компаний-заказчиков у центра несколько десятков. Списки, группы, документы и реестры заводятся на слушателя, их почти тысяча за полгода.
| Операция | Раз за полгода | Заводится на |
|---|---|---|
| Заявка, договор, счёт | Десятки | компанию |
| Список и перенос в группу | Почти тысяча | слушателя |
| Запись на практику и замены | Почти тысяча | слушателя |
| Строка в приказах, протоколе и ведомости | Почти тысяча | слушателя |
| Сведения в ФИС ФРДО или ЕИСОТ | Почти тысяча | слушателя |
Вывод напрашивался: операции на слушателя повторяются в десятки раз чаще, значит, и времени забирают больше. Мы поставили первым этапом списки и группы, вторым - документы и реестры, а заявки и договоры отодвинули на третий.
Таблица рабочего времени показала другое
В таблице центра три сотрудника разложили рабочие часы за август по видам работ. Месяц обычный, не пиковый, всего около 500 часов на троих.
| Работа | Доля времени трёх сотрудников |
|---|---|
| Письма и звонки | больше 40% |
| Заявки от компаний, расчёт и КП | около 10% |
| Списки, группы, документы групп и реестры | около 5% |
| Занятия, проверка работ, договоры, отчёты, совещания, новые программы | около 40% |
Списки, группы, документы и реестры - те самые операции на слушателя, которые мы поставили первыми, - заняли около 5% времени, двадцать с небольшим часов в месяц на троих. Первые два этапа проекта снимали бы именно их.
Заявки и КП, которые мы отодвинули на третий этап, - около 10% времени, и почти две трети этих часов приходятся на руководителя центра. Вместе с договорами это четверть рабочего месяца руководителя. Больше всего уходит на письма и звонки: у администратора это три четверти месяца.
Почему частота обманула
- →Частая операция бывает короткой. Перенести человека из файла в группу - несколько минут. В первом расчёте мы взяли для примера 15 минут на человека. По таблице формирование групп занимает меньше 15 часов в месяц на весь поток.
- →Редкая операция бывает длинной. Мы считали компании, которые заключили договор. За ними стоят запросы, которые до договора не дошли, а по каждому запросу руководитель считает стоимость по программам и готовит КП. Договоров мало, а часов на запросы много.
- →Работа прячется в переписке. Описание процесса по шагам показывает, что сделать, и молчит о том, сколько писем и звонков уходит на каждый шаг. В таблице времени письма и звонки - самая большая строка. О чём именно эти письма, таблица не говорит: раскладку по темам мы запросили у центра отдельно.
Как посчитать часы в своём процессе
Хронометраж для этого не нужен, хватит оценки самих сотрудников. Порядок такой.
- 01Возьмите обычный месяц, без пика и отпусков. Попросите каждого сотрудника разложить рабочие часы по видам работ: строки - работы, столбцы - сотрудники. Сумма по сотруднику должна сойтись с его рабочим временем за месяц.
- 02Письма и звонки выделите отдельной строкой, а потом разберите грубо в процентах: списки, даты, оплата, документы, новые запросы. Иначе самая большая строка останется без хозяина.
- 03Отметьте, какая работа растёт вместе с потоком. Переписка, заявки, группы и документы растут, совещания и новые программы - нет. В разобранном центре с потоком растёт около 70% часов.
- 04Посмотрите, чьи это часы. Час руководителя на КП отнят у продаж. Часы администратора на письма показывают, сколько слушателей центр примет без нового человека.
- 05Отсортируйте работы по часам и начните с верха. Частоту операций тоже посчитайте: она покажет, сколько работы добавит рост потока. Порядок этапов задают часы.
На разборе бизнес-процессов мы собираем такую таблицу вместе с клиентом и считаем, во сколько обходится оставить работу ручной.
Как перевести часы в деньги: через стоимость найма
Часы хочется умножить на часовую ставку сотрудника. Получается небольшая сумма, и она ничего не доказывает: освобождённые 20 часов в месяц не уменьшают фонд оплаты труда, зарплату платят за ставку. Деньги появляются в двух случаях: компании не пришлось нанимать людей или освободившееся время ушло в продажи и новые программы.
Центр собирается удвоить поток. Если работа, которая растёт с потоком, останется ручной, при удвоении понадобится ещё два-три человека. Искать придётся людей, которые умеют то же, что нынешняя команда: продают обучение, заключают договоры, ведут группы и занятия.
Считайте полную стоимость такого сотрудника за первый год. Пример на наших допущениях, подставьте свои цифры.
| Статья | За первый год, тенге |
|---|---|
| Зарплата 500 000 тенге в месяц | 6 000 000 |
| Поиск: около одного оклада | 500 000 |
| Время наставника: 5 часов в неделю первые три месяца | около 250 000 |
| Итого без отчислений работодателя | около 6 750 000 |
Первые три месяца новый человек работает вполсилы, поэтому работы в полную силу за первый год - около десяти с половиной месяцев. Уйдёт - поиск и адаптация начнутся заново.
Эту сумму и сравнивайте с ценой автоматизации. Проект, который избавляет от одного найма, окупается в первый год, если стоит меньше года работы нового сотрудника. На следующий год зарплата и отчисления повторяются, а разработку второй раз оплачивать не нужно.
Этапы после пересчёта
Первым теперь идёт то, что забирает часы у руководителя центра: запросы, расчёт, КП и договоры. Списки и группы - вторыми: без них не собрать документы группы и файлы для реестров.
Письма и звонки один этап не снимает. Часть переписки относится к заявкам и уходит с первым этапом, часть - к спискам и датам практики, её снимает кабинет. Точнее разделит раскладка писем по темам, которую мы запросили у центра.
У каждого этапа теперь две строки: какие часы таблицы он затрагивает и по какому показателю видно, что он сработал. У первого этапа показатели - число КП в месяц и время от запроса до КП. Через месяц после приёмки этапа центр заполняет ту же таблицу времени, и мы сравниваем часы.
В типовые тарифы внедрения Битрикс24 такой проект не помещается: у центра свои сущности - слушатели, группы, практика - и три системы вокруг портала. Цена каждого этапа фиксируется перед его стартом. Как проходит проект внедрения по шагам, мы разобрали в статье про этапы внедрения Битрикс24.
Реестры ФИС ФРДО и ЕИСОТ: что система делает сама
Сведения о выпускниках этот центр передаёт в два реестра, в зависимости от программы.
- →ФИС ФРДО - федеральный реестр документов об образовании, его ведёт Рособрнадзор. Туда вносят сведения о каждом удостоверении о повышении квалификации и дипломе о переподготовке: ФИО, дату рождения, СНИЛС, номер документа, программу, сроки обучения и другие поля. С 1 сентября 2025 года на это даётся 30 дней со дня выдачи документа вместо прежних 60 (постановление Правительства № 850).
- →ЕИСОТ - система Минтруда с реестром обученных по охране труда. Центр передаёт туда сведения о каждом, кто прошёл проверку знаний: ФИО, СНИЛС, профессию, программу, результат, номер и дату протокола. Сведения уходят электронным документом по форме Минтруда (пункты 118-119 Правил из постановления Правительства № 2464).
Сейчас центр заполняет оба реестра вручную, в пиковый месяц - на сотни человек. По таблице времени это небольшая строка, несколько часов в обычный месяц. Реестры стоят в плане из-за срока: опоздание с ФИС ФРДО нарушает постановление.
Данные для реестров те же, что для документов группы: ФИО, СНИЛС, программа, номер удостоверения или протокола. Когда слушатели и группы живут в портале, файл по формату реестра собирается из готовых карточек. Сотруднику остаётся войти в реестр с электронной подписью и загрузить файл. Поэтому реестры идут в одном этапе с документами группы.
Что взять себе
- 01Порядок этапов задавайте по часам: попросите сотрудников разложить рабочее время за обычный месяц по видам работ.
- 02Письма и звонки выделите отдельной строкой и разберите, о чём они.
- 03Смотрите, чьи это часы: время руководителя на запросы и КП отнято у продаж.
- 04Пользу считайте через стоимость найма: зарплата, отчисления, поиск, наставник, три месяца вполсилы. Умножение часов на ставку не показывает, скольких людей не придётся нанимать.
- 05Режьте проект на этапы: у каждого - часы из таблицы и показатель проверки. Через месяц после приёмки заполните таблицу заново.
- 06Ставьте реестры рядом с документами группы: данные одни и те же, а срок задан постановлением.
В разобранном центре первым этапом стали запросы, КП и договоры: они забирают четверть рабочего месяца руководителя. Списки и группы, с которых мы начинали, - около 5% времени всей команды.
