Поставщик прислал счёт и накладную. Бухгалтер открывает документ, находит контрагента в базе, сопоставляет позиции с номенклатурой, вбивает количество и цены, проводит документ. На один документ уходит несколько минут, документов в месяц - сотни. А главный вопрос при этом остаётся за кадром: совпадает ли присланное с тем, что компания заказывала.
Расхождение по цене на десять процентов и недостача пяти штук из ста находятся обычно позже: на сверке взаиморасчётов, при инвентаризации или когда поставщик присылает акт с другой суммой. Разбираем участок, на котором ИИ-агент приносит больше всего пользы, - не ввод данных, а сверку.
Что уже умеет учётная система
Начнём с честной границы, чтобы не продавать существующее. Распознавание первичных документов есть штатным сервисом в 1С: документ читается, создаётся черновик, контрагент и номенклатура подбираются по базе. Сверка комплектов документов с контрагентом тоже закрывается штатно - этим занимается сервис 1С:Сверка: он сопоставляет ваши документы с документами контрагента и показывает расхождения по датам, номерам, суммам и налогу.
Чего в этой картине нет: сверки входящего документа с вашим собственным заказом и договорными условиями. Сервис сравнивает документ с документом, а вопрос компании звучит иначе - тот ли поставщик, тот ли товар, то ли количество и та ли цена, о которой договаривались при закупке. Между заказом и проведённым документом живёт участок, который в большинстве компаний закрыт вниманием бухгалтера и памятью снабженца.
Из чего состоит сверка
Агент проходит по документу шестью проверками. Каждая заканчивается одним из трёх исходов: совпало, есть сомнение, есть расхождение.
- →Поставщик. Ищется в справочнике по названию и налоговому номеру. Нашлось несколько похожих - спрашивает, какой именно. Не нашлось - предлагает завести нового, а не подставляет ближайшего.
- →Товар. Позиция из документа поставщика сопоставляется с вашей номенклатурой. У сопоставления есть степень уверенности, и при низкой агент передаёт позицию человеку.
- →Количество. Сравниваются три числа: заказано, указано в накладной, фактически получено.
- →Цена. Цена в документе сверяется с согласованной в заказе или договоре, отклонение считается в процентах.
- →Налог. Проверяются ставка и сумма, а также то, соответствуют ли они условиям сделки.
- →Договор. Ищется основание операции: поставщик, договор, заказ, документ, оплата. Нашлось несколько действующих договоров - выбор остаётся за человеком.
Документ №4587 от поставщика
поставщик совпал
договор совпал
товар сомнение - уверенность сопоставления 94%
количество совпало
цена расхождение +10% к заказу
налог совпал
Итог: 2 позиции требуют решения человека, остальное готово к вводуРасхождение - это вопрос человеку
Расхождение само по себе ещё не ошибка. Цена могла измениться, и снабженец её подтвердил. Часть партии не приехала, и это согласовано с поставщиком. Важно не то, что расхождение нашлось, а то, что решение по нему зафиксировано.
Банковская выписка: та же логика на деньгах
Второй поток, который разбирается той же механикой, - платежи. Из выписки достаются дата, сумма, валюта, контрагент, назначение платежа и номер, после чего каждая операция ищет себе документ.
| Случай | Что делает агент |
|---|---|
| Платёж точно соответствует счёту | Сопоставляет автоматически и показывает в отчёте |
| Назначение платежа размытое | Предлагает вероятное соответствие по контрагенту, сумме и задолженности, просит подтвердить |
| Оплачена часть счёта | Фиксирует частичную оплату и остаток, при следующем платеже предлагает закрыть его |
| Деньги ушли, документа нет | Помечает операцию и напоминает запросить счёт или накладную у поставщика |
| Операция есть в банке, но не в учёте | Выносит в ежедневную сверку банка с учётной системой |
Отчёт по итогам дня выглядит просто: операций столько-то, сопоставлено столько-то, требуют подтверждения столько-то, не опознано столько-то и на такую сумму. Последняя строка и есть то, ради чего всё делается: неопознанные деньги видны сегодня, а не в конце квартала.
Порог уверенности: где проходит граница автоматики
У каждого распознанного поля есть степень уверенности. Номер документа определяется почти всегда однозначно, номенклатура - хуже, договор при нескольких действующих - ещё хуже. Порог задаётся при настройке: выше него операция идёт автоматически, ниже - человеку.
Порог стоит держать высоким на старте и опускать по мере накопления истории. Первые недели бухгалтер проверяет почти всё и тем самым учит систему вашим поставщикам: каждое подтверждение сопоставления делает следующее точнее. Обратный порядок - запустить автопроведение сразу - заканчивается разбором проведённых документов задним числом, и доверия к агенту после этого не остаётся.
Где участок ломается
Учётная система
Главный вопрос, от которого зависит и цена, и сама возможность работы. Что именно стоит в компании, что оттуда можно получать и что туда можно записывать. Пока ответ звучит как "1С или ERP", посчитать этот блок нельзя: между полным доступом к данным и выгрузкой раз в сутки разница в разы.
Один товар под пятью названиями
Каждый поставщик пишет номенклатуру по-своему: свой порядок слов, свои сокращения, свой артикул. Сопоставление работает тем лучше, чем полнее ваш справочник: артикулы, характеристики, синонимы названий, ранее подтверждённые соответствия. Компании с наведённым справочником получают результат быстрее и дешевле - это то место, где подготовка данных окупается прямо.
Упаковки и единицы измерения
Заказ в штуках, накладная в упаковках по двенадцать, склад считает в метрах. Пересчёт единиц - отдельная настройка, и без неё расхождения по количеству будут сыпаться на ровном месте, а бухгалтер быстро научится их игнорировать.
Дубли
Один и тот же счёт приходит почтой, потом по электронному документообороту, потом фотографией от снабженца. Проверка на дубль по поставщику, номеру, дате и сумме нужна с первого дня, иначе оплата уходит дважды.
Фотографии бумаг
Смятая накладная, снятая под углом при плохом свете, читается с ошибками в цифрах. Такие документы при любом пороге уверенности помечаются как требующие внимания человека.
От чего зависят срок и цена
- 01Объём. Сколько первичных документов и банковских операций проходит за месяц.
- 02Учётная система. Что стоит, какие данные отдаёт и принимает, в каком режиме.
- 03Справочник номенклатуры. Сколько позиций, заполнены ли артикулы и характеристики.
- 04Каналы поступления. Доля электронного документооборота против почты, сканов и фотографий.
- 05Состав. Только первичные документы или ещё банк, сверка и контроль оплат.
Первый этап обычно такой: загрузка документов, распознавание, поиск поставщика и товара, проверка количества, цены и налога, список расхождений и подготовка данных к вводу. Банковская часть добавляется вторым шагом - она проще и быстрее окупается, но без наведённого порядка в первичке даёт половину эффекта.
Что посчитать до разговора о бюджете
- →Сколько документов в месяц проходит через бухгалтерию и сколько времени уходит на один.
- →Сколько расхождений по цене и количеству нашлось за прошлый квартал и на какой стадии их заметили.
- →Какая доля документов приходит по электронному документообороту, а какая - фотографиями.
- →Сколько банковских операций в месяц остаётся неопознанными и на какую сумму.
- →Заполнены ли артикулы и характеристики у позиций, которые закупаются чаще всего.
Две последние цифры обычно и решают, стоит ли браться сейчас. Неопознанные платежи показывают размер потерь сегодня, состояние справочника - сколько подготовительной работы придётся сделать до того, как агент начнёт приносить пользу.
