Приходит письмо: нужно оборудовать объект, 500 метров кабеля, 100 светильников, 50 автоматов, предложение ждём до двадцатого числа. Дальше начинается работа, которую видно только изнутри отдела: разобрать перечень, найти каждую позицию в своём справочнике, проверить остатки вместе с резервами, разослать запросы поставщикам, дождаться ответов в пяти разных форматах, сравнить цены, посчитать себестоимость и маржу, собрать предложение. В проектных поставках срок ответа влияет на то, достанется вам заказ или соседу.
Эту цепочку и пытаются отдать ИИ-агенту. Ниже - разбор задачи по шагам: что агент делает сам, где обязан остановиться и спросить человека, обо что такие проекты спотыкаются и от чего зависит их цена. Мы проектируем такие системы, и разбор написан со стороны того, кто считает их состав и сроки.
Задача целиком: от письма до проекта договора
Сначала полезно увидеть весь путь. Обычно его держит в голове один менеджер, и поэтому кажется, что работа простая: собрал табличку и отправил.
Что из этого забирает агент
Агент забирает переносы и сверки - то, где человек работает копировальным аппаратом.
- →Разбор входящих документов. Из письма, таблицы, PDF или скана достаёт наименования, артикулы, бренды, количество, единицы измерения, технические характеристики, сроки и место поставки.
- →Сопоставление с номенклатурой. Позицию из письма заказчика связывает с карточкой в вашем справочнике. Не нашёл однозначного соответствия - помечает позицию и спрашивает, а не подставляет похожее.
- →Проверка обеспечения. По каждой позиции смотрит остаток, резерв, свободный остаток и ожидаемые поступления, считает, сколько нужно закупить и успевает ли поставка к сроку проекта.
- →Запросы поставщикам. Формирует запрос с характеристиками, количеством, сроком, местом поставки и условиями оплаты, рассылает по нескольким адресам, ведёт статус каждого и напоминает молчунам.
- →Разбор ответов. Из присланных предложений достаёт цену, валюту, налог, скидку, срок поставки, стоимость доставки, условия оплаты и срок действия предложения.
- →Сравнение цен. Ставит рядом предложения поставщиков и вашу историю закупок: последнюю цену, среднюю, минимальную и максимальную, изменение цены с прошлой поставки.
- →Расчёт. Считает цепочку от закупочной стоимости через логистику и дополнительные расходы к себестоимости, наценке и марже сделки.
- →Сборка и самопроверка. Собирает предложение и перед выдачей менеджеру проверяет себя: все ли позиции спецификации попали в расчёт, не потерялись ли единицы измерения, сошлись ли суммы и налог, не истекли ли предложения поставщиков, не просел ли процент маржи ниже установленного порога.
Последний пункт недооценивают, а он часто и окупает работу. Ошибка в предложении дороже потраченного времени: забытая позиция и потерянная единица измерения всплывают уже после подписания, когда цена зафиксирована.
Где проходит граница: агент и человек
Разделение простое: данные собирает агент, решения о деньгах принимает человек. На практике это означает вот такой список.
| Агент делает сам | Только с подтверждением человека |
|---|---|
| Разбирает документы и собирает спецификацию | Меняет цену продажи и даёт скидку |
| Проверяет остатки, резервы и поступления | Согласует сделку с маржой ниже порога |
| Рассылает запросы и напоминания поставщикам | Выбирает поставщика вне обычного списка |
| Сравнивает предложения и историю закупок | Отправляет заказчику финальное предложение |
| Считает себестоимость, наценку и маржу | Меняет юридические условия и подписывает договор |
Где такая задача ломается
Эти места не видны на демонстрациях и вылезают на второй неделе работы. Их полезно проверить до того, как считать бюджет проекта.
Справочник без характеристик
Заказчик пишет "светильник LED 40W 4000K". В вашей базе эта же лампа называется иначе, а мощность и температура свечения лежат в названии карточки или не заполнены вовсе. Пока характеристики не вынесены в поля, подбор аналога невозможен: агент сравнивает строки, а не свойства товара. Подбор по названиям и подбор по характеристикам - работа разного объёма, и это первое, что меняет смету.
Остаток, который врёт
На складе 120 метров кабеля, но 20 из них зарезервированы под другой проект, а 200 идут в пути с датой поступления после срока заказчика. Агент, который видит только физический остаток, соберёт предложение, которое компания не сможет выполнить. Поэтому вопрос к учётной системе звучит не "есть ли остатки", а "отдаёт ли она резервы и ожидаемые поступления с датами".
Поставщики, которые работают голосом
Часть поставщиков отвечает на письма, часть - только по телефону менеджеру. Вторая часть автоматизации не поддаётся, и это нормально: агент ведёт по ним статус запроса и напоминает, а цену вносит человек. Честно посчитать эффект можно, только зная долю таких поставщиков в вашей закупке.
Предложение с истёкшим сроком
Цена поставщика живёт неделю-две. Если проект готовится месяц, к моменту подписания часть цен уже недействительна, а маржа посчитана по ним. Поэтому срок действия каждого полученного предложения - отдельное поле, а не строчка в тексте письма, и агент обязан о нём напоминать.
Связь с учётной системой
Самый дорогой вопрос из всех. Одно дело - получать остатки и цены по запросу в реальном времени, другое - работать по выгрузке, которая обновляется раз в сутки. Во втором случае агент считает по вчерашнему дню, и это проговаривают до старта проекта.
Почему выбор поставщика это не минимальная цена
Соблазн простой: взять самое дешёвое предложение. В проектной поставке так делать нельзя - срок важнее нескольких процентов цены.
Поставщик В - 775 за метр, минимальная цена, но товар под заказ и приедет через три недели. Срок проекта сгорает, заказчик уходит.
Поставщик Б - 820 за метр, на два процента дороже, товар на складе, отгрузка завтра. Проект укладывается в срок заказчика.
Поэтому агент показывает не одну рекомендацию, а сравнение по цене, наличию, сроку поставки, стоимости доставки, отсрочке платежа и истории работы с этим поставщиком. Решение остаётся за менеджером, но он принимает его за минуту и видит, чем платит за скорость.
От чего зависят срок и цена такого агента
Готовой коробки под эту задачу нет - ни нашей, ни чужой. Агент строится под вашу номенклатуру, ваши документы и ваши правила расчёта. Общая у таких систем только инженерная основа: ИИ, который отвечает и действует по данным компании, а не по общим сведениям из интернета. Что на самом деле двигает смету:
- 01Объём. Сколько запросов проходит через отдел за месяц. Система на двадцать запросов и на две тысячи - разные системы по стоимости и по требованиям к скорости.
- 02Учётная система и доступ к ней. Что именно стоит, какие данные оттуда можно получать и в каком режиме. До этого ответа честную оценку части работ дать нельзя.
- 03Размер номенклатуры и качество карточек. Сколько позиций в базе и заполнены ли у них технические характеристики.
- 04Разнообразие входящих документов. Один формат спецификации от постоянных заказчиков или десяток разных, включая фотографии бумаг.
- 05Глубина этапа. Останавливаемся на черновике предложения или доводим до проекта договора и передачи в закупку.
Разумный первый этап - от загрузки запроса до черновика предложения: разбор документов, спецификация, проверка склада, запрос цен, сравнение, расчёт себестоимости и маржи. Автоматические рассылки поставщикам, согласования и договор идут вторым шагом, когда первый уже работает на живых запросах. Про то, почему агент под одну задачу оказывается полезнее универсального помощника, мы писали отдельно.
Что проверить в своём отделе на этой неделе
- →Сколько времени проходит от письма заказчика до отправленного предложения - возьмите пять последних проектов и посмотрите даты.
- →Сколько из этого времени ушло на ожидание ответов поставщиков, а сколько на работу менеджера руками.
- →Заполнены ли технические характеристики у позиций, которые чаще всего попадают в проекты.
- →Отдаёт ли учётная система резервы и ожидаемые поступления с датами.
- →Сколько сделок за год ушло с маржой ниже порога и почему это заметили постфактум.
Эти пять ответов дают больше, чем любая презентация возможностей: из них сразу видно, где у вас теряются дни и деньги, и с какого куска цепочки начинать.
