Автоматизация точечного подбора персонала в Битрикс24
К нам пришла заявка на автоматизацию подбора персонала от крупной московской производственной компании, которая использовала Битрикс24 для ведения задач и коммуникаций внутри компании.Они отлично понимали преимущества СRМ, но не знали, что прямо внутри этой системы можно реализовать автоматизацию именно их процесса подбора персонала, а не привыкать к новым правилам сторонней локальной системы. А также, для них стало открытием, что заплатить за наше решение нужно всего лишь единожды, а не оплачивать продление или подписку.
А еще эту систему легко развивать в адаптацию, мотивацию, обучение и развитие персонала. Но это уже совсем другая история)
Задача
Автоматизировать процесс от получения заявки на подбор персонала до закрытия вакансии. При условии возможностей отслеживания воронки подбора, загруженности менеджеров, причин отказа, эффективности источников и качества подбора персонала.
Решение
- Настройка работы с заявкой в Битрикс24 (БП)
- Настройка подбора персонала в Битрикс24 (БП)
- Настройка аналитики в Битрикс24 (БП)
Реализация:
1. Настройка работы с заявкой
Заявка на подбор — это бизнес-процесс, который любой из заказчиков может запустить с главной корпоративной страницы, заполнив основные данные.
Мы реализовали возможность выбора ключевых компетенций, по которым и будет происходить оценка всех кандидатов по конкретной вакансии.
Далее заявка проходит путь от согласования бюджета на нее, до назначения ответственного рекрутера.
Процесс согласования заявки — это важный этап, от которого зависит насколько качественным будет результат. А качественный он — когда заказчик доволен новым сотрудником.
Поэтому, прямо из карточки заявки есть возможность связаться с заказчиком и уточнить детали перед началом подбора.
А также, отправить заявку на корректировку, если для старта поиска недостаточно данных.
После согласования параметров поиска, рекрутер работает с вакансией по чек-листу, который мы согласовали с заказчиком.
В карточке каждой вакансии собирается статистика по работе с ней в виде воронки подбора. Таким образом, можно наглядно оценить слабые места в подборе и вовремя предпринять меры.
2. Настройка подбора персонала
В системе мы реализовали все этапы подбора, которые имеются в компании.
А также выделили несколько категорий персонала, поскольку сценарии подбора каждой категории отличаются друг от друга.
Реализовали автоматический перенос данных из резюме с hh.ru в карточку соискателя
Прямо из карточки соискателя можно совершать звонки через корпоративную телефонию, записи разговоров будут сохранены в карточке, что позволит работать над уровнем лояльности рекрутеров.
Письменная коммуникация реализована через почту, в том числе использование шаблонов писем.
И, конечно, интегрировали с привычными для клиента мессенджерами.
Также, все коммуникации доступны и из свернутого вида карточки.
При переносе карточки соискателя на этап «Не дозвонились», система высылает уведомление через час повторно связаться с кандидатом.
При назначении собеседования, система запрашивает данные: дату, время и формат мероприятия, а далее автоматически высылает кандидату письмо с этими данными, а также создает в календаре встречу с актуальным описанием и вложенным файлом резюме.
Помните, мы выделили компетенции во время подачи заявки на подбор?
Самое время оценить кандидата по ним.
После собеседования, система высылает задание внести информацию о результатах проведения встречи и поставить оценки каждой компетенции.
Эта оценка сохраняется в карточке кандидата и в дальнейшем будет сравнена с оценкой заказчика.
Далее, резюме с комментариями и оценкой рекрутера уходит заказчику. Если он готов рассмотреть кандидата, указывает время, участников и формат мероприятия.
Кандидат получает автоматическое письмо с приглашением на встречу со всеми указанными данными, а всем участникам в календарях система создает событие с описанием и прикрепленными файлами резюме.
В день мероприятия все участники получают напоминание о собеседовании, а карточка перемещается в колонку «Интервью сегодня».
После собеседования заказчик получает задание оценить кандидата по тем же компетенциям, которые выбрали для оценки еще на старте подбора.
Заказчик может выбрать варианты: отклонить (с обратной связью), согласовать, выслать тестовое задание, поместить в кадровый резерв. В данном случае, заказчик выбрал выслать тестовое задание, карточка сама переместилась на этап «Тестовое задание» и система выслала файл с заданием, который мы прикрепили к вакансии в процессе ее формирования.
Оценка компетенций заказчика сохраняется в карточке кандидата и находится рядом с оценкой рекрутера, что позволяет более объективно произвести оценку.
Из карточки кандидата можем создать чат одним кликом. Он будет иметь название с именем кандидата, а участниками будут представители заказчика. Плюс этой возможности в том, что вы точно не потеряете обсуждение кандидата в личных чатах.
А также, можете осуществить быстрый созвон на эту же тему.
Получение и проверку тестового задания пока оставили в ручной обработке. Но и этот участок можно автоматизировать с помощью форм, например.
При переносе карточки на стадию «Подготовка оффера», система запрашивает сумму заработной платы и дату выхода.
А после - сама генерирует и высылает кандидату оффер.
Все данные система берет из вакансии, указывает в оффере, при этом используя фирменный шаблон заказчика.
Если кандидат отказался, выбираем варианты негативного сценария развития событий и система обязательно попросит указать комментарий для дальнейшего анализа данных.
А в случае положительного решения кандидата, вакансия переходит на этап «вакансия закрыта»
3. Настройка аналитики
Самый важный блок возможностей для руководителя подбора — это аналитика данных. Ведь очевидно, что работа с людьми — это очень гибкий процесс, в котором важно вовремя среагировать на изменения для достижения цели.
Каждая вакансия умеет собирать аналитику воронки подбора и хранит эти данные в карточке вакансии.
Можем посмотреть оформленных сотрудников конкретным менеджером по подбору за конкретный промежуток времени.
А также количество вакансий в работе/ закрытых за конкретный период вместе с воронкой подбора.
Также, можем проанализировать причины отказов
И, конечно, эффективность источников подбора.
Качество подбора также поддается анализу с помощью сбора информации по прошедшим и не прошедшим испытательный срок сотрудникам.
Все эти данные мы можем выгружать в Excel.
И, конечно, можем работать с кандидатами из кадрового резерва, переводя их на любой этап воронки подбора
Нам удалось
1) конкретизировать параметры поиска и выдавать более качественный результат подбора;2) обеспечить точечную и быструю коммуникацию с заказчиком;
3) получить ориентиры по оценке кандидата, выбрав компетенции для оценки;
4) сэкономить время на перенос данных кандидатов в систему с помощью парсинга;
5) сэкономить время рекрутеров на коммуникации с кандидатами путем автоматических сообщений и назначений встреч;
6) и обеспечить руководителя большим арсеналом аналитических возможностей:
- воронка подбора;
- результат подбора конкретным ответственным за период;
- анализ источников подбора;
- анализ причин отказа;
- анализ качества подбора (прошедшие испытательный срок).
Таким образом, мы автоматизировали уже привычный процесс подбора, сделав его более быстрым и комфортным. Сотрудники получили удобную базу для ведения кандидатов, а руководитель — инструмент, обеспечивающий прозрачность всех процессов.
Также, можете ознакомиться с возможностью автоматизации массового подбора персонала — Читать кейс
