Как управлять корреспонденцией при помощи мышки или как мы автоматизировали процесс по учету входящей и исходящей корреспонденции

Задача клиента

Любой регулярный процесс в компании нужно автоматизировать, чтобы высвободить время сотрудников для другой полезной работы, тем самым повысить их КПД. Также это поможет избежать множества ошибок, которые свойственно допускать человеку.     

Таким образом, нам была поставлена задача разработать инструмент для учёта и согласования входящей/исходящей корреспонденции, с целью сокращения временных затрат по работам в этом направлении и расширению возможностей. 

Что сделали мы?

Использовав инструмент Битрикса “Смарт-процессы”, который позволяет создавать собственные сценарии работы, использовать знакомый интерфейс модуля CRM “Канбан с этапами”, а также создавать различные связи с элементами Битрикс24, мы создали требуемый инструмент для учета и согласования корреспонденции, с нужными этапами и уведомлениями. Для удобства пользования данным инструментом, мы выделили его в отдельный пункт главного меню.  

 

Кроме этого, была настроена автонумерация документов в зависимости от типа документа. На нужном этапе отправляется уведомление определенного содержания с релевантной информацией (название документа, ссылка на документ) заинтересованному лицу.

Результат

Нумерация документов уже не создает трудностей для сотрудников компании, возможности Битрикса позволяют создавать уникальную нумерацию в зависимости от типа документа.



Упростилось и ускорилось взаимодействие сотрудников компании по процессу учёта и согласования корреспонденции. Больше не нужно вести журналы учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции. Фиксация входящей и исходящей корреспонденции в “одном окне”, разделение по типу документа не вызывает сложности. Можно легко найти нужный документ или группы документов по заданным параметрам используя фильтры. Ни один важный документ не останется без внимания, заинтересованный сотрудник будет проинформирован всегда вовремя.