Внедрение и доработка Битрикс24 для «Русского горно-химического общества»
За три дня перенесли Битрикс24 из облака в коробку, интегрировали четыре отдела компании и создали новые отчеты для отдела продаж.
О клиенте
Компания «Русское горно-химическое общество» (РГХО) занимается добычей и реализацией брусита по всему миру. Это ведущий производитель магнезиальных продуктов в России и СНГ и часть сложной индустриальной цепочки бизнеса многих компаний.
РГХО, как и большинство компаний, работала на облачных сервисах Битрикс24, но с увеличением количества задач и усложнением процессов ей пришлось выходить на коробочные решения. В этом переходе заказчику было важно сохранить наработанную структуру, собранные данные и пользователей, не потеряв ничего по пути. В дальнейшем коробочное решение планировалось интегрировать в 1С.
У заказчика уже были подробно описаны ключевые процессы — задача стояла не в оптимизации старой рабочей среды, а организации новой, где все процессы сделок, подбора сотрудников и конверсии лидов можно быстро найти и проанализировать. Работа проводилась в пять этапов.
Этап 1. Перенесли данные из облака в коробку
Конечной целью внедрения было получение корректной отчетности в Битрикс24 из 1С и CRM, а также интеграция с 1С Документооборот. Через встроенную интеграцию Битрикс24 были перенесены данные из облачного Битрикс24 в коробочное решение.
Но так как в стандартную интеграцию заложен ограниченный список данных, данные о реализациям и отгрузкам заказчика остались в облачном сервисе. Поэтому специалисты стали интегрировать данные индивидуально.
Этап 2. Индивидуальная интеграция
Несмотря на то, что CRM Битрикс24 была уже настроена, специалисты провели дополнительное интервьюирование и скорректировали текущие настройки. Были разработаны отчеты на основе данных из 1С и Битрикс24 с возможностью экспорта в Excel. Так, разработанная интеграция включала в себя обмен контрагентами, сделками и суммами реализаций, которые и попадали в отчеты.
Рис. 1: Принципиальная схема работы с лидами через Битрикс24
В результате внедрения все входящие обращения через электронную почту или сайт фиксируются в Битрикс24, где их оперативно обрабатывают менеджеры. Кроме этого, сотрудники видят одинаковые данные в обеих системах, что позволяет им не тратить время на приведение данные в соответствие друг с другом. А сейчас подробнее о работе с каждым отделом.
Этап 3. Сделали отчеты для отдела продаж
Позже заказчик поставил задачу на создание индивидуального отчета «План продаж». Обычно в Битрикс24 отчеты строятся по клиентам, компаниям или звонкам, но заказчику требовался отчет о сумме реализации с такими метриками как отгрузка в тоннах или регионы продаж. Дополнительно потребовался и отчет по проектам, привязанным к сделкам — по ним в Биртикс24 также нет стандартного отчета. Специалистам Вебформат удалось настроить отчет, где можно получить данные по выручке и отследить остальные индивидуальные метрики.
Чтобы не терять такие важные файлы, как коммерческие предложения, протоколы брифов, рабочие документы, команда создала общие папки для их хранения в каждую карточку компании. Так, все связанные с клиентами файлы хранятся в одном месте, а права на папку можно настроить индивидуально на отдельных сотрудников.
Еще была проведена доработка по выпадающим спискам. У заказчика много данных по клиентам и сделкам, которые связаны между собой — чтобы упростить заполнение карточек о них, Вебформат их объединил в единые кластеры. Например, появились выпадающие списки, которые показывают данные по стране, затем по регионам, и далее — городам.
Этап 4. Сделали обходной путь для некоторых сотрудников
На этом этапе выяснилось, что юристы и другие работники продолжали по привычке использовать решения 1С, включая документооборот. Чтобы не заставлять сотрудников переходить в незнакомую среду Битрикс24, было принято решение интегрировать два сервиса.
Интеграция производилась так: сотрудник в Битрикс24 ставит задачу на подготовку документов или проверку договора → задача уходит юристу в 1С → сотрудник выполняет ее в 1С по своему бизнес-процессу, к которому он привык → задача уходит обратно в Битрикс24. Даже такое сложное обходное решение позволило сохранить прежний поток работы и не потерять важных данных.
Этап 5. Автоматизировали подбор для HR-отдела
В отделе HR команде поставили задачу на автоматизацию подбора сотрудников. Специалисты Вебформат выполнили ее с помощью интеграции сервиса HH.ru и внедрения четырех воронок для подбора сотрудников. 
Рис.2: Подробные и понятные воронки делают процесс рекрутинга прозрачным для менеджеров по персоналу и руководителей
Помимо этого, теперь все отклики на вакансии заказчика автоматически приходят HR-менеджерам в Битрикс24, где также можно построить отчет по конверсии из соискателей в штатных сотрудников. Специалисты Вебформат сделали интеграцию с сервисом через бесплатное расширение в браузере. Так, чтобы сохранять резюме в базу, клиенту не нужно оплачивать доступ к самому HH.ru или прибегать к платной интеграции через API.
Кейс: как Вебформат интегрирует HH.ru с Битрикс24
Этап 6. Собрали данные для отдела маркетинга
Помогли компании повысить контроль над данными
Всего за три дня Вебформат интегрировал четыре отдела компании РГХО и перевел с облачного решения Битрикс24 на коробочное. С помощью нового для Битрикс24 функционала — «Смарт-процессов» — удалось создать новые отчеты для отдела продаж, рекрутинга и маркетинга.
Со стороны отдела продаж в Битрикс24 появилась возможность анализировать воронки, формировать отчеты по проектам, клиентам, продажам, ассортименту, вести проекты совместно с международными партнерами.
Заказчик получил удобный и функциональный инструмент для работы с соискателями в Битрикс24. С помощью автоматизации процессов сбора и отчетности, у отдела персонала стало больше времени на собеседования и работу с кандидатами, и эффективность работы отдела HR повысилась.
В отделе маркетинга сотрудники смогли проводить сквозную аналитику кампаний и воронки продаж, анализировать информацию по клиентам и осуществлять таргетированные рассылки.
А собственники бизнеса смогли оценивать и контролировать:
- эффективность сотрудников отделов продаж и маркетинга;
- ROI отдела маркетинга;
- динамику продаж по клиентам, ассортименту, регионам;
- ежедневные поступления от клиентов.
