Автоматизация процесса согласования отпуска

Кейс: Автоматизация процесса согласования отпуска в Битрикс24

Проблема

В компании не был выстроен и автоматизирован процесс согласования отпуска, а это значило:

1. Каждый раз перед выходом в отпуск у сотрудника возникали вопросы: а как писать заявление? А где взять шаблон? А куда отнести? И множество других вопросов.
2. Вопросами постоянно отвлекали HR или бухгалтера, а у них много своих задач :)
3. Непонятный алгоритм обмена документами.
4. Отсутствие шаблонов заявлений.

Даже если написать памятку с алгоритмом согласования отпуска, со временем она все равно потеряется.

Решение

Автоматизировать процесс согласования отпуска через бизнес-процессы в Битрикс24.

Что мы сделали

1. Разместили процесс согласования отпуска в ленте новостей, куда у всех сотрудников есть доступ.

2. Прописали алгоритм процесса.
Пока не будут заполнены поля с датами отпуска и не прикреплено заявление на отпуск, бизнес - процесс не запустится.




3. После запуска бизнес-процесса сотруднику придет уведомление, чтобы он понимал, что происходит с его заявлением.

В ленте новостей тоже можно будет отследить бизнес-процесс

4. А вот что происходит у непосредственного руководителя:

Уведомление

Само задание.
Руководитель может утвердить или отклонить отпуск.

Если отпуск отклоняется, то руководитель указывает причину и бизнес-процесс с заданием возвращается сотруднику с комментарием. Например, были неверно указаны даты.
Сотрудник переписывает заявление, прикрепляет и задание вновь приходит руководителю.

А если руководитель утвердил отпуск, то сотруднику приходят уведомления:

5. Уведомление и задание у директора:

Такой же алгоритм подтверждения или отклонения

6. Уведомление у сотрудника при подтверждении:

7. Уведомление и задание у бухгалтера








После того, как бухгалтер вложил в задание приказ, бизнес-процесс возвращается сотруднику.

8.  Уведомление и задание у сотрудника.







9. Дополнительное задание сотруднику, чтобы бухгалтер  не искал оригиналы документов.





10. Возвращение бизнес — процесса бухгалтеру

11. И последнее уведомление сотруднику:

Какие проблемы решились благодаря автоматизации бизнес-процесса в Битрикс24?

1. Выстроен четкий алгоритм процесса.
2. Участникам процесса приходят уведомления и задания. Каждый знает, что должен сделать.
3. Из процесса полностью убран HR, никто его не отвлекает.
4. Налажен документооборот между сотрудником и бухгалтером.
5. Уведомления о заданиях приходят в Битрикс24, на почту и отображаются в ленте новостей. Никто не пропустит задание :)

Заказать услугу настройка БП в Битрикс24 можно любым удобным для Вас способом: оставить заявку на нашем сайте ниже, заказать звонок, написать нам в чат или позвонить по номеру +7 (717) 269-66-29.