Автоматизация процесса согласования и проверки при увольнении сотрудника в Битрикс24
Боли бизнеса клиента
ТОО «СЛК» — Степная Логистическая Компания, работающая в сфере оптовой продажи табачной продукции. Для таких компаний особенно важно, чтобы процесс увольнения сотрудников проходил строго по регламенту: с участием бухгалтерии, службы безопасности, IT, отдела кадров и руководителей подразделений. Ошибки или задержки на любом этапе могут привести к финансовым потерям, рискам по документам и организационным сбоям.
До автоматизации процесс согласования и проверки при увольнении был разрозненным и зависел от ручного контроля. Основные сложности заключались в следующем:
- информация по увольнению собиралась из разных источников и не была централизована;
- документы и подтверждения передавались между отделами не в единой системе;
- согласование зависело от человеческого фактора: задачи могли задерживаться, теряться или возвращаться без прозрачной истории;
- не было удобного механизма контроля, на каком этапе находится процесс и кто сейчас отвечает за следующий шаг;
- возвраты на доработку требовали дополнительных коммуникаций и усложняли маршрут согласования;
- итоговый комплект документов формировался вручную, что увеличивало нагрузку на сотрудников и создавало риск ошибок.
Для клиента это означало лишние временные затраты, недостаточную прозрачность процесса и риски пропуска обязательных проверок перед увольнением сотрудника.
Наше решение проблемы
Мы систематизировали действующий регламент клиента и автоматизировали процесс согласования и проверки при увольнении в Битрикс24.
В основе решения — единый цифровой сценарий, который запускается с заполнения формы инициатором процесса. После этого в Битрикс24 автоматически создается карточка смарт-процесса, где фиксируются все данные по сотруднику, основания увольнения и необходимые документы.
Далее мы выстроили пошаговый маршрут согласования между всеми участниками процесса:
- бухгалтерия проводит первичную проверку;
- ревизор выполняет следующий этап контроля;
- IT прикладывает акты приема-передачи оборудования;
- начальник отдела согласовывает прохождение этапа со своей стороны;
- служба безопасности выполняет обязательную проверку;
- отдел кадров формирует и прикладывает приказ об увольнении;
- НОП добавляет подписанный скан приказа;
- бухгалтерия завершает процесс финальным расчетом сотрудника.
Отдельное внимание было уделено логике возвратов. Если какой-либо этап не подтверждается, система не просто останавливает процесс, а автоматически направляет задачу на доработку нужному сотруднику или в нужное подразделение. После устранения замечаний задача возвращается на повторное согласование. Это позволило сохранить управляемость процесса даже в нестандартных ситуациях.
Также мы реализовали централизованное хранение всех документов внутри карточки процесса и финальное автоматическое формирование PDF-файла «Обходной лист сотрудника». Таким образом, весь цикл — от инициации увольнения до выпуска итогового документа — стал единым, прозрачным и управляемым в рамках Битрикс24.
Результаты проекта
В результате проекта ТОО «СЛК» получило формализованный и полностью управляемый процесс увольнения сотрудников в единой системе.
Что изменилось для бизнеса:
- процесс стал прозрачным: в любой момент видно, на каком этапе находится согласование и кто отвечает за следующий шаг;
- все участники работают в едином цифровом контуре Битрикс24, без разрозненных коммуникаций и потери данных;
- обязательные проверки больше не зависят только от ручного контроля, так как система сама маршрутизирует задачи по утвержденному сценарию;
- возвраты на доработку стали контролируемыми и логичными, без хаоса в согласованиях;
- все документы по увольнению собираются в одной карточке, что упрощает доступ к информации и внутренний контроль;
- финальный «Обходной лист сотрудника» формируется автоматически, что снижает ручную нагрузку на сотрудников и минимизирует вероятность ошибок.
Для клиента это означает более высокий уровень дисциплины в процессе, снижение операционных рисков и экономию времени сотрудников, вовлеченных в увольнение. Вместо ручного администрирования и постоянных уточнений компания получила понятный, повторяемый и масштабируемый бизнес-процесс, встроенный в Битрикс24.
